Förändring i rapporteringen av tjänstlediga

Från och med den 16 juni kommer statusen tjänstledig att tas bort i internetkontoret. Det kommer inte heller vara möjligt att rapportera någon som tjänstledig. Anställda som är tjänstlediga till 100 procent ska istället avanmälas på samma sätt som vid en avslutad anställning.

Detta handlar inte om någon regelverksändring utan är en rapporteringsteknisk förändring. Med ändringen ökar vi överensstämmelsen mellan regelverket och rapporteringen.

Orsakerna till att statusen tjänstledighet tas bort är flera:

• Tjänstledighet som status bidrar till att det relativt ofta uppstår felaktigheter i rapporteringen som behöver rättas upp av Collectum.
• Enligt ITP-regelverket gäller samma regler för tjänstledighet som för avslutad anställning. Därmed bör detta även gälla i rapporteringen.

Det här gäller från den 16 juni:

• Översikten över tjänstlediga försvinner från fliken Anställda i internetkontoret. Det går alltså inte längre att via internetkontoret se vilka som är tjänstlediga.
• Pågående tjänstledighet-statusar kommer att ändras till avanmälda i samband med att ändringen genomförs den 16 juni. Du behöver alltså inte göra någon ändring själv.
• Obs! Slutar en anställd direkt efter tjänstledighet ska därmed ingen ny avanmälan göras.
• Rubriken "Avslutad anställning" i internetkontoret ändras till "Avanmälan" och inbegriper både avslutad anställning och tjänstledighet.
• Borttaget avser endast framtida rapportering och pågående tjänstledighetsstatusar. Historiska tjänstledigheter kommer att ligga kvar.
• När en anställd kommer tillbaka efter tjänstledighet rapporterar du in en ny anställningsperiod, precis som du gör när du anmäler en ny medarbetare till Collectum. Rubriken "Ny medarbetare" i internetkontoret ändras till "Nyanmälan" och gäller både för ny medarbetare och för anställd som är tillbaka efter tjänstledighet.
• Rapporteringen av föräldraledighet för ITP 2 påverkas inte av borttaget utan ska göras precis som tidigare. Ingen ändring görs heller för föräldralediga i ITP 1 – de ska fortsatt ligga som aktiva och ska inte avanmälas.
• Om alternativ ITP ska fortsätta gälla vid återgång från tjänstledighet krävs precis som tidigare att anställningen är obruten. Detta ska intygas till Collectum och meddelas via internetkontorets ärendetjänst.

Anställda som är delvis tjänstlediga

• Om en anställd med ITP 1 är tjänstledig till del fortsätter du som vanligt att rapportera den utbetalda bruttolönen.
• En anställd med ITP 2 som är tjänstledig till del men som arbetar minst 8 timmar per vecka, ska ha ITP baserat på den reducerade lönen. Du rapporterar ny årslön först när den anställde varit delvis tjänstledig i tre månader.
• Om en anställd med ITP 2 är tjänstledig till del och arbetar mindre än 8 timmar per vecka, ska du göra en avanmälan i internetkontoret.

Rapporterar du via fil?

För dig som rapporterar via fil kommer avgångsorsak 3 att utgå och istället ska avgångsorsak 1 anges både vid avslutad anställning och tjänstledighet. Era lönesystemsleverantörer har fått denna information. För att underlätta övergången kommer vi att tillåta avgångsorsak 3 fram till den 26 september och i förekommande fall mappa om till avgångsorsak 1 på vår sida. Efter den 26 september kommer filen inte gå att skicka in om avgångsorsak 3 finns med.

Har du frågor rörande filformat, kontakta er lönesystemsleverantör.